Znak sprawy PCPR.II.252.23.2020

Zapytanie ofertowe

Postępowanie prowadzone w oparciu o art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych
/Dz. U. z 2019 r. poz. 1843  j.t. ze zm./

I. Zamawiający:  Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Suwałkach

Adres do korespondencji: ul. Świerkowa 60, 16-400 Suwałki

tel. 87/565 92 80, faks 87/565 92 84

Zaprasza do złożenia ofert cenowych na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Suwałkach na podstawie umowy o świadczenie usług pocztowych przez operatora pocztowego uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe ( j.t. Dz.U. z 2020 r. poz.1041) w okresie od 01.01.2021 r. do 31.12.2021 r.

II. Opis przedmiotu zamówienia

1.       Specyfika głównych wymagań: W zakresie zamówienia wchodzą usługi pocztowe, świadczone w obrocie krajowym  i zagranicznym w zakresie przyjmowania, sortowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów na rzecz Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Suwałkach.
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisów szczególnych Kodeksu postępowania administracyjnego lub innych analogicznych przepisów dotyczących nadawania przesyłek ze skutkiem zachowania terminów wymaganych przepisami postępowania administracyjnego.

Przedmiot zamówienia realizowany będzie na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności:

- ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz.1041) oraz przepisów wydanych na     jej podstawie,

- ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U.  z 2020 r. poz.256),

- ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz.1781)

- rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 w sprawie reklamacji usługi pocztowej (j.t. Dz.U. z 2018 r., poz.421 ze zm.),

a także innych obowiązujących aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem zamówienia.

Zakres przesyłek pocztowych (rodzaje oraz szacunkowe ilości)  zawiera formularz ofertowo-cenowy stanowiący załącznik do zapytania ofertowego. Określone w nim rodzaje i ilość przesyłek pocztowych mają charakter szacunkowy i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadania w podanych ilościach i rodzajach.

2.       Wzór umowy stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

3.       Przedmiot zamówienia opisany został wg następującego kodu CPV – 64110000-0 Usługi pocztowe

4.       Wykonawca związany jest ofertą 30 dni.

5.       Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminy składania ofert.

III. Dokumenty, jakie Wykonawca powinien załączyć do oferty:

1.       Zamawiający wymaga, aby każda oferta zawierała minimum następujące dokumenty:

1) wypełniony i podpisany przez Wykonawcę formularz cenowo-ofertowy – wg. załączonego wzoru formularza ofertowego,

2) oświadczenie – załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

2.       Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

IV. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń            i dokumentów.

Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, za pomocą faksu lub drogą elektroniczną.

V. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami

1.       Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania             w jest Pani / Pan  Ewa Wysocka 87/565 92 89

2.       Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia zamówienia

3.       w godzinach pracy tj.: 09.00 – 12.00

4.       VI. Miejsce składania ofert

Ofertę cenową należy:

- złożyć w siedzibie Zamawiającego :  Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Suwałkach ul. Świerkowa 60,

16-400 Suwałki, pokój nr 5  w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Oferta na świadczenie usług pocztowych dla PCPR w Suwałkach od 01.01.2021 do 31.12.2021 r. NIE OTWIERAĆ PRZED  18.12.2020 r  godz.10:00.”

- przesłać faksem na nr 87/565 92 84

- przesłać drogą elektroniczną adres e-mail pcpr@powiat.suwalski.pl

w terminie do dnia 18.12.2020 , godz 10:00

VII. Opis sposobu obliczania ceny

1.       Na załączonym formularzu cenowo-ofertowym, należy przedstawić cenę ofertową brutto za wykonanie/ udzielenie przedmiotu zamówienia.

2.       Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą – z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.

3.       Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.

4.       Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich.

Kryteria oceny oferty oraz informacje o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty:

1. Cena – 60 % (maksymalnie 60 punktów)

     Liczba uzyskanych przez daną ofertę punktów zostanie ustalona poprzez przemnożenie liczby 60 oraz ilorazu

     najniższej zaoferowanej całkowitej ceny brutto oraz całkowitej ceny brutto danej oferty.

2. Odległość między wskazanym w ofercie najbliższym punktem pocztowym a siedzibą Zamawiającego – 20%

     (maksymalnie 20 punktów):

    a)  do 500 m – 20 punktów

    b) odległość powyżej 500 m do 1 km – 10 punktów

    c) odległość powyżej 1 km – 0 punktów

3. Liczba placówek  pocztowych, którymi dysponuje Wykonawca na terenie Suwałk  w dniu składania ofert –  

     20%

     Punkty zostaną przyznane na podstawie wykazu już posiadanych placówek dołączonego do oferty

     Oferta z najwyższą liczbą placówek otrzyma maksymalną liczbę punktów tj. 20, a punkty dla pozostałych ofert zostaną obliczone wg wzoru:

T= Liczba placówek badanej oferty/Najwyższa liczba placówek spośród wszystkich ofert x 100 pkt. x 20%

Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która łącznie uzyska największą liczbę punktów.

VIII. Informacje o formalnościach

1.       Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia.

2.       Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze Wykonawcy, ale nie później niż w terminie związania ofertą.

3.       Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

4.       Do prowadzonego postępowania nie przysługują Wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach Ustawy Prawo zamówień publicznych tj. protest, odwołanie, skarga.

5.       Niniejsze postępowania prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego. Nie mają w tym przypadku zastosowania przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych.

Załączniki:

1.       Formularz ofertowo-cenowy,

2.       Wzór umowy.

3.       Oświadczenie

                                                                                                                                                       ZATWIERDZIŁ:

                                                                                                   …..………………………………..
                                                                                                                      (data, podpis i pieczęć
                                                                                                                          osoby zatwierdzającej postępowanie)

............................................................................                                                                  

(pieczęć adresowa Wykonawcy)

NIP**): ....................................................

REGON**):.............................................                                                     

tel.**): .....................................................                                                                 

fax**): .....................................................                                                                  

adres e – mail**): ....................................        

FORMULARZ CENOWO - OFERTOWY

Zamawiający:

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Suwałkach

ul. Świerkowa 60,

16 – 400 Suwałki

W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia     .12.2020 r.  prowadzone  w oparciu o art. 4 pkt. 8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.  Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843  j.t.  ze zm.) na:

„Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Suwałkach w okresie od 01.01.2021 do 31.12.2021 r.”

Ja/My, niżej podpisany/i, _______________________________________________________________________

działając w imieniu i na rzecz: _______________________________________________________________________

1.      Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia za kwotę:  

Brutto: ___________________ zł

/słownie brutto/ ______________________________________________________________

Przesyłki krajowe

Przesyłki zagraniczne

Formaty przesyłek:

S -  maksymalny wymiar koperty C5 (162 mm x 229 mm x 20 mm) do 500 g

M - maksymalny wymiar koperty C4 (229 mm x 324 mm x 20 mm) do 1000 g

L -  ponad wymiar koperty C4 (suma wymiarów długość+szerokość+grubość nie może przekroczyć 900 mm, przy  

      czym długość nie może być większa niż 600 mm) – do 2000 g.

2.         Przedmiot zamówienia wykonamy w terminie do ………………………………………

3.         Oświadczamy, iż uważamy się za związanych niniejszą ofertą przed okres 30 dni licząc
od daty wyznaczonej na składanie ofert.

4.         Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z postanowieniami zawartymi w projekcie umowy
i zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty jako najkorzystniejszej, do zawarcia umowy w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

Załączniki :

- wykaz placówek pocztowych Wykonawcy                                        

......................................................                                               ..................................................................................

                           miejscowość i data                                                                    (Podpis i pieczęć osoby upoważnionej do podpisywania oferty)

 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego

OŚWIADCZENIE

Ja niżej podpisany

………………………………………………………………………………………

^{(imię i nazwisko)}

PESEL (REGON)* - …………………...…….

NIP:* ………………………………

zamieszkały: ……………………………………………………..………………………………………………..  

prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą

…………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………

na podstawie wpisu do ………………………………………….……………………………………………….……………………………..

…...................................................................................................................................................................

...........................………………………………………………………………..……………………………………………………………………

miejsce prowadzenia działalności ………………………………………………………………………………

niniejszym informuję, że w stosunku do mnie: nie otwarto likwidacji, nie ogłoszono upadłości *.

......................................................                                               ..................................................................................

                     miejscowość i data                                                                                      (Podpis i pieczęć osoby uprawnionej do podpisywania oferty)

*   niepotrzebne skreślić